Una soluzione all-in-one che integra le funzionalità di gestione delle segnalazioni e delle comunicazioni, di tutela della privacy dei segnalatori e di archiviazione sicura dei dati.
1. Attivazione del servizio
— ADMIN —
L’azienda che si registra sul Portale Whistleblowing, crea le utenze per i Responsabili delle segnalazioni, e attiva automaticamente la pagina per inserire le segnalazioni ad uno specifico indirizzo (permalink).
2. Invio della segnalazione
— SEGNALATORE —
L’utente che vuole effettuare una segnalazione accede alla pagina delle segnalazioni dove può compilare un breve questionario, scegliendo se inviarlo in forma anonima o lasciando i propri dati. Dopo l’invio, l’utente riceve un key code, necessario per accedere successivamente alla propria segnalazione, monitorarne lo stato o inserire elementi aggiuntivi.
Tramite un sistema di messaggistica asincrono, l’utente può successivamente dialogare in modo anonimo con il responsabile della segnalazione tramite un sistema di messaggistica asincrono.
3. Presa in carico della segnalazione
— RESPONSABILE —
La segnalazione viene visualizzata da un responsabile incaricato dall’azienda, che accede al pannello di controllo inserendo le proprie credenziali. Il responsabile prende quindi in carico la segnalazione, può comunicare con l’utente in forma anonima rispondendo alla segnalazione e richiedendo eventualmente dettagli o elementi aggiuntivi.
4. Chiusura della segnalazione
— UFFICIO COMPETENTE —
La segnalazione viene gestita ed eventualmente trasmessa agli uffici competenti, procedendo quindi alla chiusura della stessa.
Caratteristiche del servizio
- Una piattaforma web sicura e affidabile che permette di segnalare illeciti, rendendo del tutto impossibile risalire al segnalatore
- Un software che permette ai responsabili aziendali di gestire in maniera strutturata l’intero processo di presa in carico e di gestione delle segnalazioni e di ricevere un promemoria delle scadenze presenti nel calendario
- Uno strumento ache può essere utilizzato su qualsiasi dispositivo connesso a Internet
- Un sistema di supporto in grado di formare i dipendenti, offrire consulenza giuridica e agevolare l’implementazione del whistleblowing in azienda
- Consulenza legale on demand per la verifica del perimetro della segnalazione
Funzionalità principali
- Per ogni azienda registrata il sistema genera una pagina specifica identificata da un permalink nella quale i segnalanti possono accedere per inserire nuove segnalazioni
- Dashboard aziendale ad accesso differenziato
- Possibilità di inviare segnalazioni anche senza dover fornire alcuna informazione personale
- Possibilità di creazione di un profilo personale con lo storico delle segnalazioni e delle comunicazioni per i segnalatori che intendano rinunciare all’anonimato
- Calendario delle azioni richieste, con alert su tutte le scadenze e le tempistiche imposte dalla normativa per la gestione delle segnalazioni da parte del responsabile aziendale
- Gestione segnalazioni con possibilità di assegnazione della pratica a uno specifico responsabile aziendale
- Gestione delle comunicazioni con il segnalatore con chat asincrona del tutto anonima